Já deparou com um problema em sua igreja em que não sabia como proceder? Sabe aquelas situações no qual você roda toda instituição, mas não sai do lugar? Cuidado, isto pode ser falta ou falha de processos organizacionais.
Hoje, um grande problema dentro das igrejas é justamente a ausência da clareza das etapas das funções, tornando uma atividade que seria realizada rapidamente em cinco minutos em uma experiência desgastante. Processo organizacional é uma metodologia estruturada em etapas que juntas direcionam à conclusão de uma atividade. É uma maneira de ter mapeado o passo a passo de uma tarefa. E ele pode ajudar o Reino? Claro!
Um exemplo prático de resultado de um bom processo organizacional definido para o benefício do reino é da Igreja Adventista do Sétimo Dia
que, através de processos bem definidos e estabelecidos conseguiu identificar a necessidade de uma irmã, que era nova no ministério, sendo possível mobilizar a igreja em prol de uma causa. Observe como o pastor conta como soube da história dela. Confira no vídeo abaixo.
Pr Rafael da Igreja Adventista do Sétimo Dia faz um maravilhoso apelo em prol de uma pessoa necessitada e a reação do público é incrível.
“Ela veio para cá e tomou a decisão de entregar a vida a Jesus. Amém? Ela ficou feliz da vida e ela falou assim: ‘Oh, Pastor! Pegaram meu nome… Eu vou fazer um estudo bíblico, vou estudar a Bíblia! Ter oportunidade de estudar a Bíblia! Falaram meu nome.’ Deixa eu te falar um negócio… A comida que está mulher tem em casa não vai dar para uma semana. Eu vi a geladeira dela. O aluguel desta mulher está atrasado, esta mulher está desempregada. E aí eu te pergunto. Nós vamos terminar este sermão, vamos embora e esta mulher vai passar fome com os três filhos que ela tem? Você acha que está certo a gente ter nossa comida e as vezes sobrar comida e essa mãe com três filhos desesperada porque em menos de uma semana vai acabar comida? Eu estou disposto a ajudar Marinalva e eu queria saber se tem alguém disposto a ajudar…”
Pr. Rafael Santos – Trecho do Culto da Igreja Adventista do Sétimo Dia.
Será que se a igreja não tivesse processos bem estabelecidos esta mulher poderia ter sido bem assistida pela congregação? Muito difícil ter uma resposta positiva. Talvez até passasse por desapercebida como muitos já passaram pela igreja de um modo geral.
Como isto pode ajudar minha igreja?
Os processos organizacionais ajudam a ter um controle melhor das ações a serem tomadas. Principalmente quando a atividade envolve mais de uma pessoa. Tê-los definidos e expostos acelera a realização das atividades. Muitas vezes, os gestores por falta de planejamento estratégico ministerial sentem grande dificuldade em defini-los. Quero trazer quatro conceitos básicos para entendermos melhor os processos, de maneira que, se eles tornarem-se eficazes podem desburocratizar sua instituição.
1º Conceito: Fluxograma
O que é preciso entender em primeiro lugar é que os processos organizacionais, geralmente, são desenhados em um fluxograma para facilitar a visualização de cada etapa. Isso traz uma clareza do processo como um todo e facilita na hora de se posicionar e se localizar na tarefa.
2º Conceito: Objetificar
A segunda coisa que é preciso ter em mente é que as etapas do processos precisam ser detalhadas. Você vai precisar dar um nome, uma descrição e um objetivo para cada etapa, pois isto vai ajudar você a otimizar o tempo da tarefa como um todo, a evitar atrasos e auxilia na remoção de tarefas desnecessárias, desburocratizando processos.
3º Conceito: Clareza
Também é importante que os processos estejam claros e objetivos para toda instituição, de modo que qualquer pessoa consiga entendê-lo. Evitando ao máximo falhas que poderiam ser evitadas se estivessem escritas ou sido comunicadas.
4º Conceito: Avaliação
O quarto e último conceito é que os processos precisam ser revistos de tempos em tempos para averiguar se há uma necessidade de modificação. Ver se ele continua eficiente e eficaz. É interessante definir qual setor irá acompanhar os processos da igreja, pois dois pensam melhor que um.
Indo mais além…
Confira nosso outro artigo que fala sobre Embaixadores da marca: como criar membros engajados na missão da igreja. Ele dá algumas dicas de ações que são desenvolvidas com um bom processo organizacional.